Enterprise 2.0 oder wie kann Social Media intern genutzt werden

von am 14. August 2012 verfasst

Einerseits halte ich es für eines der Themen, mit denen sich Unternehmen in nächster Zeit auseinandersetzen werden müssen und andererseits haben wir selbst bei crowdmedia erste Erfahrungen im praktischen Einsatz gemacht. Vielleicht einmal kurz zur Erklärung: Enterprise 2.0 – laut Wikipedia umschreibt dieser Begriff den Einsatz von „sozialer Software“ zur Projektkoordination, zum Wissensmanagement und zur Innen- und Außenkommunikation in Unternehmen.

Das Feld der Tools ist groß und reicht letztendlich von Wikis, internen Blogs bis hin zu Social Software Systemen wie Chatter (Salesforce) oder Yammer (2012 gekauft von Microsoft).
Uns ist es wichtig, Trends dieser Art nicht nur zu beobachten sondern auch selbst zu nutzen. So haben wir bei crowdmedia vor ca. ½ Jahr Yammer eingeführt. Yammer – in kurzen Worten – sieht aus wie Facebook und fühlt sich an wie Facebook. Der wichtige Unterschied allerdings: das Social Network findet innerhalb einer Unternehmung statt. D.h. es können nur Email-Adressen mit @crowdmedia.de eingeladen werden. (Ausnahme: Es kann auch innerhalb von Yammer in so genannten externen Networks mit „fremden“ Personen projektbezogen gearbeitet werden). Das ist ein wichtiges Argument, Unternehmen mit diesen Tools in Berührung zu bringen: Alles findet grundsätzlich innerhalb der Firewall statt.
Was sind nun unsere Erfahrungen nach einem halben Jahr? Wir schicken uns intern keine Emails mehr. Alle Inhalte und Informationen zu Redaktionsplanung, Kundenprojekten, interessante Inhalte aus dem Netz, Weiterentwicklung einzelner Ideen etc. finden bei uns in Yammer statt – gemeinschaftlich. Wir haben dadurch nicht nur eine transparente Kommunikation sondern auch ein sehr gutes Wissensmanagement. Inhalte können dort in Gruppen sortiert, mithilfe eines hasgtags kategorisiert und durch die Suche einfach gefunden werden.
Yammer ist nicht das einzige Tool, welches wir zur Kommunikation, zum Projektmanagement sowie zur Organisation etc. ausprobieren. Jedoch war es, im Unterschied zu anderen Tools, sehr schnell akzeptiert und immer seltener rutscht jemandem eine „interne email“ durch. Warum sich Yammer bei uns so schnell durchgesetzt hat, erklären wir uns recht simpel: Yammer bietet einen Mehrwert für jeden einzelnen User. Wichtig! Ein Tool kann für die Unternehmung noch so sinnvoll sein, es wird immer Probleme bei der User-Akzeptanz erfahren, wenn der Mehrwert für die einzelnen Nutzer nur schwer ersichtlich oder, noch schlimmer, schlicht nicht vorhanden ist.
In Seminaren teilen wir unsere Erfahrungen mit den Teilnehmern und merken, wie Enterprise 2.0 für viele Unternehmen zunehmend in den Vordergrund rutscht. War das Thema Anfang des Jahres noch recht abstrakt für viele, sehen wir ein allgemein wachsendes Interesse.

Daher haben wir uns auch entschieden Social Media im unternehmensinternen Einsatz zum Thema des Abends bei unserem nächsten Social Media Talk  zu machen: Abendvortrag und Diskussion inkl. Networking bei DialogArt in Ottensen am 30.8. – noch sind Plätze frei.

Es gibt viele spannende Fragen rund um das Thema Enterprise 2.0 und ich habe unserem Büronachbarn Martin Heers, der Unternehmen im Bereich Enterprise 2.0 oder Social Business berät, ein paar davon gestellt.

Martin, du warst auf der Konferenz IOM Summit 2012 in Köln. Was hast du mitgenommen? Was waren die wichtigsten Learnigs bei den Unternehmen, die sich dort mit Enterprise 2.0 Aktivitäten auseinander gesetzt haben?

Zunächst muss ich sagen, dass der IOM Summit in Köln erneut ein erfolgreiches, sehr gut besuchtes Event war. Bei dieser Veranstaltung berichten Projektverantwortliche der Unternehmen von Ihren Erfahrungen aus Einführungsprojekten und vom alltäglichen Betrieb von Social Software Anwendungen.

Sehr viele Unternehmen, quer durch alle Branchen, machen die Erfahrung, dass die Berücksichtigung der eigenen Kultur bei der Strategie-Entwicklung einer der entscheidenden Erfolgsfaktoren ist. Ein externer Berater hilft hier den Blick zu schärfen und nicht nur die Technologie in den Vordergrund zu stellen. Dabei wird ein reiner Top-Down-Ansatz nicht so erfolgreich beurteilt wie ein Zulassen von Bottom-Up-Initiativen. Der Rückenwind von Top-Management bzw. Geschäftsführung ist zwar unabdingbar, aber aufgrund des besonderen Charakters der Lösung wird der Beteiligung der Mitarbeiter ein hoher Wert beigemessen. Ein Grundprinzip von Enterprise 2.0 ist natürlich Partizipation, deshalb sollten Stakeholder und Mitarbeiter in den Prozess der Konzeption eingebunden werden. Daneben gilt es, den Mitarbeitern klar zu kommunizieren, welchen konkreten Nutzen sie mit der Lösung erreichen. Die Erarbeitung und Darstellung von Use Cases, die transparent machen, warum das neue Verfahren besser geeignet ist als das bisherige Vorgehen, ist ein Erfolgsbeschleuniger. Aber auch allgemeinere Ziele werden genannt, z.B. „Reduzierung des E-Mail-Aufkommens“ und „Verlagerung von der geschlossenen E-Mail-Kommunikation hin zu einer offenen, transparenten Kommunikation“. Oder „bessere Vernetzung“, „Informationsaustausch“.

Ist die Lösung erstmal eingeführt, gilt es rasch eine kritische Masse zu erreichen und an der breiten Akzeptanz der Lösung zu arbeiten. Hier gibt es mittlerweile „Best Practises“ anhand derer sich gut lernen lässt. Change Management Projekte begleiten häufig den Prozess. Allerdings: Viele Unternehmen starten nicht mit einem großen Transformationsprojekt, sondern lassen Sonderwege zu. Beispiel BASF: „Nicht in der Zentrale, sondern in einer Region starten“. Oder es werden zunächst ausgewählte Abteilungen oder Nutzergruppen berücksichtigt. Letztendlich kann so ein Projekt ohnehin nur organisch wachsen. Mit Zwang erreicht man da nichts. Eher müssen die Mitarbeiter von den Vorteilen der neuen Lösungswege überzeugt werden – dann machen diese auch gern freiwillig mit. Die Erwartungen an diese Lösungen, dass ein positiver Einfluss auf Unternehmenskultur sichtbar wird, wurden auch thematisiert. Es standen aber eher naheliegende Aufgaben und greifbare Lösungswege im Vordergrund der Berichte.

Warum befassen sich Unternehmen aktuell mit Enterprise 2.0 – was ist deiner Meinung nach der Anstoß?

Einer der Haupttreiber ist, dass einige Herausforderungen durch IT-Lösungen bisher nicht oder nur sehr unbefriedigend gelöst wurden. Ein Beispiel: „Wie sichert sich ein Unternehmen das Wissen seiner Mitarbeiter und stellt es im richtigen Kontext wieder bereit?“ oder „Wie schaffe ich ein dynamischeres Umfeld mit niedriger Einstiegshöhe für Projektarbeit über Abteilungs- oder sogar Ländergrenzen hinweg?“ Teilweise arbeiten in Unternehmen mehrere Projektgruppen an den selben Problemen, ohne voneinander zu wissen. Dies ist nicht nur eine Folge der Nutzung intransparenter Kommunikationswerkzeuge, sondern es ist auch ein kulturelles Problem, wenn Hierarchien und Silodenken die Zusammenarbeit erschweren. Soziale Netzwerke helfen diese Knoten zu lösen und schaffen Informationstransparenz – was natürlich Folgen für die Kultur der Zusammenarbeit hat. Daneben löst aber auch die Alltagserfahrung der Mitarbeiter mit Social Media einen Druck auf die Unternehmen aus. Sei es, dass nachrückende Mitarbeiter, die von der Uni kommen, selbstverständlich mit diesen Medien arbeiten (wollen) und dies auch an ihrem Arbeitsplatz einfordern. Dies ist insbesondere beim Recruiting von High Potencials mitunter ein wichtiger Faktor. Oder sei es die Erfahrung, dass sich via Facebook Projektgruppen sehr gut organisieren und Aufgabenstellungen diskutieren lassen. Und kein verantwortungsvoller IT-Leiter möchte seine Firmen-Interna in Facebook sehen. Da dies längst gang und gebe ist, reagieren die Unternehmen darauf, in dem sie eigene Lösungen, also ein „eigenes Facebook“, anbieten.

Wie schätzt du die Entwicklung der Nachfrage von Unternehmen, die sich damit auseinander setzen, in den nächsten zwei bis drei Jahren ein?

Bisher haben sich verstärkt bestimmte Branchen und Unternehmensgrößen sehr konsequent mit dem Thema beschäftigt. Die Nachfrage ist hier auf hohem Niveau. Beispiel Automobilzulieferindustrie: Ob Bosch, Continental, Schäffler – alle waren in diesem oder dem letzten Jahr mit Beiträgen über ihre Projekte am Start. Alle genannten haben bereits eine funktionierende Lösung oder bauen diese mit Hochdruck auf. Für die Continental AG ist dies ein von ganz oben gesteuertes, strategisch wichtiges Projekt mit Beteiligung von Unternehmenskommunikation, Organisation, IT-Abteilung. Die Erwartungen sind sehr hoch. Es geht ganz klar um Wettbewerbsvorteile. Hier liegen die zu erwartenden Effekte auch auf der Hand! Je globaler und verteilter ein Unternehmen arbeitet und je schneller auch auf veränderte Kundenbedürfnisse reagiert werden muss, desto höher ist der Anspruch an eine vernetzte Kommunikation und Zusammenarbeit.
Zweites Beispiel: Versicherungsunternehmen. Die hohe Anzahl an Mitarbeitern mit sehr wissensintensiven Arbeitsprozessen erfordert raschen und effektiven Informationsaustausch. Hier muss zwischen Verbindlichkeit und Transparenz eine gute Balance gefunden werden. Für Sachbearbeiter, die ja eher strukturiert und nach klaren Regeln arbeiten, aber auch Team- bzw. Wissensarbeiter, die eher in nicht-strukturierte, sehr Projekt- und Dokumentenzentrierte Prozesse eingebunden sind, erleichtert diese neue Form der Zusammenarbeit die Koordination im Arbeitsprozess ungemein.

In der aktuellen Welle verstärkt sich die Nachfrage bei kleineren Großunternehmen, Mittelständlern und öffentliche Unternehmen. Hier sind die Herausforderungen in der Regel dieselben, wenngleich der Handlungsdruck häufig nicht so drängend gesehen wird. Oftmals wird das Thema im Zusammenhang mit bestehenden Intranet-Projekten diskutiert, als Intranet 2.0. Ich halte diese Entwicklung für interessant. In Zukunft werden sich diese Netze auch zunehmend für die Kommunikation mit Partnern oder Key-Accounts öffnen. Dann werden diese, natürlich in einem Rahmen der das Unternehmen schützt, in Kommunikationsprozesse stärker eingebunden werden. Aktuell berate ich sogar eine größere Kommune, die ihre interne Kommunikation in Richtung sozialer Netzwerke ausrichtet. Nicht zuletzt um in Zukunft auch über diese Technologie mit dem Bürger in den Austausch zu treten. Das ist wirklich spannend.

Martin, danke für deine Zeit und Sicht auf die Dinge.

Es wird also deutlich, dass das Thema von einigen Unternehmen vorangetrieben wird, weil sie für sich einen Mehrwert sehen, wie z.B. Wettbewerbsvorteil, kürzere time-to-market bei Produktentwicklung, Effizienz u.v.m. Wir sind gespannt, wie es weitergeht und halten die Augen offen.

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Autor

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Svenjas Wurzeln liegen in der Kundenbindung, hier sammelte sie als Beraterin ihre ersten Erfahrungen. Stationen im eCommerce bei Otto in Hamburg führten sie ins Onlinemarketing.Bei gemeinsamen Seminarauftritten lernte Sie 2010 dann Sven kennen und gründete mit ihnm crowdmedia. Als zertifizierte Business Trainerin leitet sie Workshops und Führungskräfte Trainings.

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